Administratief Medewerker

Doel van de functie

Zorgdragen voor de administratieve en secretariële ondersteuning met als doel dat de Van Kaam BV zoveel mogelijk administratief en secretarieel wordt ontlast.

 

Staat onder leiding van

Hoofd Communicatie & PR.

 

Geeft leiding aan

Geen.

 

Kan vervangen worden door

Collega’s.

 

Is afhankelijk van

Hoofd Communicatie & PR.

Hoofd Verkoop

 

Is afhankelijk hoe volledig en tijdig het hoofd verkoop en Hoofd Communicatie en PR  informatie over nieuwe ontwikkelingen, te volgen beleid, besluiten en uit te voeren opdrachten geeft.

 

Geeft output aan

Directeur.

Hoofd Communicatie

Hoofd verkoop

Commercieel medewerker Binnendienst

Strategisch Inkoper

 

Aan het hoofd verkoop worden bijzonderheden aangaande de werkzaamheden, mogelijke samenwerkingsproblemen, opleidingsbehoeften en onveilige en storende werksituaties en handelingen doorgegeven.

 

Contacten extern

Klanten.

Leveranciers.

Bezoekers.

 

 

Taken

  1. Verantwoordelijk voor inkomende telefoonverkeer.
  2. Uitwerken van brieven
  3. Ondersteuning van PR en Communicatie activiteiten.
  4. Verzorgen van vergaderingen en notuleren
  5. Agendabeheer
  6. Afspraken inplannen afdeling Verkoop
  7. Verzorgen van in- en uitgaande post.
  8. Overige werkzaamheden zoals:
  • Bijhouden van het archief.
  • Beheer van de kantoorvoorraad.
  • Ontvangen en verzorgen van bezoekers.
  • Versturen van brochures.

 

Bevoegdheden

  1. Conform de huisstijl zelfstandig uitwerken van brieven.
  2. Conform de vooraf vastgestelde richtlijnen zelfstandig behandelen van inkomend telefonisch verkeer.
  3. Met uitzondering van bank, belasting en persoonlijke post zelfstandig openen en verdelen van inkomende post alsmede het naar eigen inzicht verzorgen van uitgaande post.

 

Verantwoordelijkheden

  1. Uitwerken van brieven, zodanig dat dit tijdig en naar tevredenheid van de opdrachtgever wordt verricht.
  2. Behandelen van inkomend telefonisch verkeer, zodanig dat de beller op een representatieve wijze te woord wordt gestaan en tijdig naar de juiste medewerker wordt doorverbonden.
  3. Verzorgen van in- en uitgaande post, zodanig dat de ingaande post juist en tijdig wordt verdeeld alsmede dat de uitgaande post juist en tijdig wordt verstuurd.
  4. Vergaderingen voorbereiden en notuleren tijdens.

 

Tekeningsbevoegd voor

Ontvangst goederen (bij afwezigheid van anderen).

 

Afbreukrisico

Kan schade toebrengen als gevolg van het onjuist benaderen van bellers en bezoekers en het niet doelmatig en doelgericht uitvoeren van de werkzaamheden.

 

Functie-eisen

 

Kennis

MBO-administratie.

Goede beheersing van Nederlands in woord en geschrift.

Voldoende beheersing van Engels in woord.

Kennis van de softwarepakketten Word, Excel en Exact.

 

Ervaring

Geen.

 

Inzicht/vaardigheden

Administratie inzicht en vaardig.

Communicatief vaardig.

 

Lichamelijke belastbaarheid

Langdurig achter een beeldscherm werken.

 

Belangrijke persoonseigenschappen

Gehecht aan anderen.

Zorgzaam.

Gericht op mensen.

Accuraat.

Optimistisch.

Representatief.

 

Inwerkperiode

1 maand

 

Interesse in deze functie? Mail dan uw motivatie en CV naar pz@vankaam.eu

 

 

Copyright © 2020 Van Kaam BV. Alle rechten voorbehouden.